Innenfor STRILAB, Livgardebrigadens (IB 1) krigsinkubator, har to soldater bygget Soldatappen, en app som fjerner mye av administrasjonen som tjenestegjøring innebærer. Den samler aktivering, tjenesteplaner, reiserefusjon og skjemaer på ett sted, reduserer de manuelle feilene som fører til uteblitte lønninger, og brukes allerede ved avdelingen.
Soldatappen er et av prosjektene i STRILAB, som NDS besøkte under en feltøvelse tidligere i vår. Bak den står Axel Gren, tidsbegrenset ansatt soldat (GSS/T) i Livgardebrigaden som studerer kjemiteknikk ved Lunds tekniska högskola (Sverige), og Ludvig Riesten, også tidsbegrenset ansatt soldat i brigaden, som studerer Business Administration and Service Management ved Copenhagen Business School (Danmark).
Axel Gren begynte å utvikle appen allerede et halvår før STRILAB, etter at STRILAB-grunnleggerne Fabian Duke og Jakob Blomqvist spurte om han og et par andre kunne bygge en prototype for problemet. Den ble tatt i bruk internt i to tropper og spredte seg deretter av seg selv.
– Det var ikke meningen at det skulle bli sånn, men den begynte å spre seg på kompaninivå. Helt plutselig brukte kompanisjefen den, sier Axel Gren.
Ludvig Riesten kom inn via STRILABs søknadsprosess og sluttet seg til prosjektet under sommerens femukersprogram.
Problemet: papir, Prio og uteblitte lønninger
Den administrative byrden er størst rundt aktiveringen av tidsbegrenset ansatte foran øvelser. I dag, forklarer Ludvig Riesten, sender troppssjefen ut brev eller e-post til hver soldat med tjenesteplanen for det kommende halvåret. Soldaten fyller ut og sender tilbake, hvorpå personellsjefen sammenstiller bunken av papirer og pdf-er til et Excel-ark eller direkte inn i det administrative systemet Prio for å aktivere soldatene. Kompanisjefen sammenstiller i sin tur alle Excel-arkene.
– Ifølge vår kompanisjef har han tidligere brukt tre uker i året i effektiv arbeidstid på denne prosessen foran diverse øvelser, sier Ludvig Riesten.
Prio krever dessuten en såkalt FMAP-datamaskin, et internt datamiljø som ikke kan tas med hjem.
– Det er et veldig utdatert og lite intuitivt system, sier Axel Gren. Majoriteten av reserveoffiserer har ikke tilgang til en FMAP-datamaskin, og da blir det vanskelig å aktivere sin tropp. Man må be noen på stedet gjøre det for en.
De manuelle feilene får størst konsekvens. Ett eneste feilskrevet siffer i et personnummer, ansettelsesnummer eller stillingsnummer er nok.
– Da blir den personen ikke aktivert, og det blir et enormt etterarbeid. Han fikk ingen lønn, du må aktivere ham på nytt, sier Axel Gren.
Ludvig Riesten møtte problemet i praksis under mingelen på demodagen.
– En reserveoffiser fikk først altfor lite lønn, og nå i sommer var han inne to uker og fikk for mye. Det ser ut til å være mye enklere å betale tilbake en lønn enn å få utbetalt den han mangler. Han har fortsatt ikke fått den utbetalt, og det er tre måneder siden.
Axel Gren supplerer.
– Vi overdrev ikke dette i vår pitch. Folk har blitt tilbakebetalingspliktige fordi de har fått for mye lønn uten å vite om det. Det er ikke deres feil.
Hva Soldatappen gjør
Soldatappen erstatter ikke Prio, men bygger bort det manuelle arbeidet rundt og gjør systemet håndterbart, forklarer de. Poenget er at formatet som legges inn blir riktig.
– En veldig stor del av det Soldatappen gjør, er at den reduserer de manuelle, menneskelige feilene, sier Axel Gren.
Ifølge dem tar administrasjonen som tidligere tok kompanisjefen tre uker i året, nå omkring fire timer.
Utover aktiveringen finnes det planer om flere funksjoner som soldater og befal har etterspurt i tester og intervjuer: reiserefusjon, pårørendeskjemaer, innkvartering før og etter øvelse, og påminnelser om utdanninger som må fornyes, som vaktutdanning og kompetanseprøver.
En funksjon de selv trekker frem, og som allerede finnes i appen, er ekspertisebørsen. Offiserer skal kunne etterlyse en bestemt kompetanse foran en øvelse, og den som har den kan melde seg.
– I Sollefteå (nord-Sverige) fortalte en troppssjef at de skulle holde en håndgranatøvelse for sine vernepliktige. De hadde granatene og stedet, men ingen instruktør, sier Axel Gren. Det finnes ekstremt mange i dette landet som har den kompetansen. Nå kan man legge ut en annonse, "søker håndgranatinstruktør", og den havner hos de rette personene som har den kompetansen.
Hvordan den ble bygget
Ingen av dem hadde noen tung programmeringsbakgrunn, Ludvig Riesten knapt noen i det hele tatt. Den første prototypen ble bygget sammen med en dyktig programmerer, og ved STRILAB bygde de videre med AI-støtte.
– Det har kommet så langt at man ikke trenger å være noen mesterprogrammerer, så lenge man kan håndtere AI på riktig måte, sier Axel Gren. Men man må likevel ha oversikt over situasjonen.
Appen er bygget i et miljø som Forsvarsmakten (de svenske væpnede styrkene) tilbyr, og IT-sikkerheten var et av punktene juryen tok opp på demodagen.
Før sprinten hadde de dessuten validert behovet gjennom rundt ti målrettede intervjuer med brukere på alle nivåer, fra HR-sjef og kompanisjef til kvartermester, troppssjefer og soldater. At de selv er sluttbrukere gjør tilbakemeldingene raske, påpeker Axel Gren.
– Vi har direkte kontakt med vår kompanisjef og våre personellsjefer. Det er de som bruker den, så det går veldig fort. Det finnes ikke noe byråkrati der.
Spredning og eierskap
Soldatappen brukes allerede ved Livgardebrigaden. På demodagen lot de offiserer fra andre avdelinger skanne en QR-kode for å kunne bli testtropper, og er nå i dialog med åtte, ni av dem. Neste steg er å etablere appen fullt ut ved egen avdeling og deretter skreddersy den etter andre avdelingers organisatoriske struktur.
De ser et større potensial enn de tidsbegrenset ansatte. Også heltidssoldater og Hjemmevernet (det svenske hjemmevernet, Hemvärnet) bruker tid på administrasjonen, resonnerer Axel Gren.
– I snitt minst en time i uken, på alle i Forsvarsmakten, over 52 uker. Det er en enorm tidstyv, sier han.
Noe selskap har de, i motsetning til flere andre STRILAB-grupper, ikke til hensikt å starte.
– Vi eier kunnskapen om å skape dette, og ser oss selv som de beste til å drive det videre, sier Ludvig Riesten. Vi har ikke behov for å eie det selv. Det kan Forsvarsmakten gjøre.
Fokuset ligger på det nærmeste halvåret, sier de, og deretter en forhandling om hvordan arbeidet skal godtgjøres og forvaltes på lang sikt.