Innerhalb von STRILAB, dem "Kriegsinkubator" der Leibgardebrigade (IB 1), haben zwei Soldaten die Soldatappen (Soldaten-App) entwickelt, eine App, die einen Großteil der Verwaltungsarbeit im Zusammenhang mit dem Wehrdienst abbaut. Sie fasst Aktivierung, Dienstpläne, Reisekostenerstattung und Formulare an einem Ort zusammen, reduziert die manuellen Fehler, die zu ausbleibenden Lohnzahlungen führen, und wird bereits beim Verband eingesetzt.
Die Soldatappen ist eines der Projekte bei STRILAB, das NDS während einer Feldübung im vergangenen Frühjahr besuchte. Dahinter stehen Axel Gren, zeitweise angestellter Soldat (GSS/T) in der Leibgardebrigade, der Chemietechnik an der Technischen Hochschule Lund studiert, und Ludvig Riesten, ebenfalls zeitweise angestellter Soldat in der Brigade, der Business Administration and Service Management an der Copenhagen Business School studiert.
Axel Gren begann bereits ein halbes Jahr vor STRILAB mit der Entwicklung der App, nachdem die STRILAB-Gründer Fabian Duke und Jakob Blomqvist gefragt hatten, ob er und ein paar andere einen Prototyp für das Problem bauen könnten. Sie wurde intern in zwei Zügen eingeführt und verbreitete sich anschließend von selbst.
"Es war nicht beabsichtigt, dass es so kommt, aber sie begann sich auf Kompanieebene zu verbreiten. Plötzlich nutzte sie der Kompaniechef", sagt Axel Gren.
Ludvig Riesten kam über die Bewerbung bei STRILAB dazu und stieß während des fünfwöchigen Sommerprogramms zum Projekt.
Das Problem: Papier, Prio und ausbleibende Lohnzahlungen
Die administrative Last ist am größten bei der Aktivierung der zeitweise Angestellten vor Übungen. Heute, erklärt Ludvig Riesten, schickt der Zugführer Briefe oder E-Mails an jeden Soldaten mit dem Dienstplan für das kommende halbe Jahr. Der Soldat füllt das Formular aus und schickt es zurück, woraufhin der Personalchef den Stapel aus Papieren und PDFs zu einer Excel-Tabelle zusammenfasst oder direkt in das Verwaltungssystem Prio einträgt, um die Soldaten zu aktivieren. Der Kompaniechef wiederum fasst alle Excel-Tabellen zusammen.
"Laut unserem Kompaniechef hat er früher jährlich drei Wochen effektive Arbeitszeit für diesen Prozess vor verschiedenen Übungen aufgewendet", sagt Ludvig Riesten.
Prio erfordert zudem einen sogenannten FMAP-Computer, eine interne Computerumgebung, die nicht mit nach Hause genommen werden kann.
"Es ist ein sehr veraltetes und unintuitives System", sagt Axel Gren. "Die Mehrheit der Reserveoffiziere hat keinen Zugang zu einem FMAP-Computer, und dann wird es schwierig, den eigenen Zug zu aktivieren. Man muss jemanden vor Ort bitten, das für einen zu erledigen."
Die größten Konsequenzen haben die manuellen Fehler. Eine einzige falsch getippte Ziffer in einer Personennummer, Anstellungsnummer oder Dienststellennummer reicht aus.
"Dann wird diese Person nicht aktiviert, und es entsteht ein enormer Nacharbeitsaufwand. Er hat keinen Lohn bekommen, man muss ihn erneut aktivieren", sagt Axel Gren.
Ludvig Riesten begegnete dem Problem in der Praxis beim Umtrunk am Demotag.
"Ein Reserveoffizier bekam zunächst viel zu wenig Lohn, und diesen Sommer war er zwei Wochen im Dienst und bekam zu viel. Es scheint viel einfacher zu sein, einen Lohn zurückzuzahlen, als den ausstehenden Betrag zu erhalten, den er noch bekommen sollte. Er hat ihn immer noch nicht erhalten, und das ist drei Monate her."
Axel Gren ergänzt.
"Wir haben das in unserem Pitch nicht übertrieben dargestellt. Leute sind rückzahlungspflichtig geworden, weil sie zu viel Lohn erhalten haben, ohne es zu wissen. Das ist nicht ihre Schuld."
Was die Soldatappen leistet
Die Soldatappen ersetzt nicht Prio, sondern baut die manuelle Arbeit drumherum ab und macht das System handhabbar, erklären die beiden. Der Kern liegt darin, dass das eingegebene Format korrekt wird.
"Ein sehr großer Teil dessen, was die Soldatappen leistet, ist, dass sie die manuellen, menschlichen Fehler reduziert", sagt Axel Gren.
Nach ihren Angaben dauert die Verwaltungsarbeit, für die der Kompaniechef früher drei Wochen im Jahr benötigte, nun etwa vier Stunden.
Neben der Aktivierung gibt es Pläne für weitere Funktionen, die Soldaten und Vorgesetzte in Tests und Interviews angefragt haben: Reisekostenerstattung, Formulare für Angehörige, Unterbringung vor und nach Übungen sowie Erinnerungen an Ausbildungen, die erneuert werden müssen, wie die Wachschutzausbildung und Kompetenzprüfungen.
Eine Funktion, die sie selbst hervorheben und die bereits in der App enthalten ist, ist die Expertenbörse. Offiziere sollen eine bestimmte Kompetenz für eine Übung ausschreiben können, und wer diese besitzt, kann sich melden.
"In Sollefteå (Nordschweden) erzählte ein Zugführer, dass sie eine Handgranatenübung für ihre Wehrpflichtigen abhalten sollten. Sie hatten die Granaten und den Übungsplatz, aber keinen Ausbilder", sagt Axel Gren. "Es gibt extrem viele Menschen in diesem Land, die diese Kompetenz besitzen. Jetzt kann man eine Anzeige aufgeben, 'Handgranatenwurf-Ausbilder gesucht', und sie landet bei den richtigen Personen mit dieser Kompetenz."
Wie sie entwickelt wurde
Keiner von beiden hatte einen fundierten Programmierhintergrund, Ludvig Riesten kaum überhaupt einen. Der erste Prototyp wurde zusammen mit einem erfahrenen Programmierer entwickelt, und bei STRILAB bauten sie mit KI-Unterstützung weiter.
"Es ist inzwischen so weit gekommen, dass man kein Meisterprogrammierer sein muss, solange man KI richtig einzusetzen weiß", sagt Axel Gren. "Aber man muss trotzdem den Überblick behalten."
Die App wurde in einer von den schwedischen Streitkräften bereitgestellten Umgebung entwickelt, und die IT-Sicherheit war einer der Punkte, die die Jury am Demotag ansprach.
Vor dem Sprint hatten sie zudem den Bedarf durch rund zehn gezielte Interviews mit Nutzern auf allen Ebenen validiert, von HR-Leiter und Kompaniechef bis hin zu Quartiermeistern, Zugführern und Soldaten. Dass sie selbst Endnutzer sind, macht die Rückmeldung schnell, betont Axel Gren.
"Wir haben direkten Kontakt zu unserem Kompaniechef und unseren Personalchefs. Sie sind es, die die App nutzen, also geht es sehr schnell. Da gibt es keine Bürokratie."
Verbreitung und Eigentümerschaft
Die Soldatappen wird bereits bei der Leibgardebrigade eingesetzt. Am Demotag ließen sie Offiziere anderer Verbände einen QR-Code scannen, um Testzüge zu werden, und stehen nun mit acht, neun von ihnen im Austausch. Der nächste Schritt ist, die App vollständig beim eigenen Verband zu etablieren und sie anschließend an die organisatorische Struktur anderer Verbände anzupassen.
Sie sehen ein größeres Potenzial als nur bei den zeitweise Angestellten. Auch Vollzeitsoldaten und das Heimwehr (Hemvärnet) wenden Zeit für die Verwaltung auf, überlegt Axel Gren.
"Im Schnitt mindestens eine Stunde pro Woche, bei allen in den schwedischen Streitkräften, über 52 Wochen. Das ist ein enormer Zeitfresser", sagt er.
Ein Unternehmen haben sie, im Gegensatz zu mehreren anderen STRILAB-Gruppen, nicht die Absicht zu gründen.
"Wir besitzen das Wissen, wie man das schafft, und sehen uns selbst als die Besten, um es voranzutreiben", sagt Ludvig Riesten. "Wir haben kein Bedürfnis, es selbst zu besitzen. Das können die schwedischen Streitkräfte übernehmen."
Der Fokus liegt auf dem kommenden halben Jahr, sagen sie, und danach folgen Verhandlungen darüber, wie die Arbeit langfristig vergütet und verwaltet werden soll.